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GfA e.V. - Gesellschaft für Arbeitsmethodik und Lebensgestaltung

Gut zu Wissen: Selbstorganisation für Startups und Beginner beginnt mit der Ordnung auf dem Schreibtisch, Teil 1

Ihr Start-up steht bereits in den Startlöchern? Das Kapital ist vorhanden, Räume gemietet, Personal eingestellt? Die Motivation ist groß. Räume sind soweit eingerichtet, Aktenschränke, Aufenthaltsräume, eigentlich ist alles soweit vorhanden. Die Idee kommt gut in der Öffentlichkeit an, ein Kundenstamm ist in Sichtweite, die Aufträge purzeln herein. Dann kann es doch los gehen! Doch halt! Fehlt da nicht eine wichtige Sache? Wenn Sie sich an Ihren Schreibtisch setzen, fällt Ihr Blick auf Aktenberge, ungeordnete Papiere?

 

Der folgende Artikel möchte Ihnen dabei helfen, Ordnung in das Chaos zu bringen. Ihnen werden bewährte und neue Methoden vorgestellt, mit denen Sie Ordnung herstellen können und vielleicht entdecken Sie neue ja eine neue Lieblingsidee, an die Sie nie gedacht hätten.

 

Die Post ist da 

Die Wahl der richtigen Ablagetechnik ist entscheidend für das weitere Vorgehen am Arbeitsplatz. Gerade am Anfang des Unternehmens wird noch sehr viel schriftliche Korrespondenz vorkommen, die schnell abrufbar sein sollte. Es ist ratsam, für verschiedene Arten des Briefverkehrs verschiedene Ablagen zu wählen. Eine für den Postausgang, eine für den Posteingang. Mehr nicht, sonst entsteht ein Chaos, dem Sie nicht mehr Herr werden. Gerade in einem jungen Unternehmen nicht empfehlenswert. Beschriften Sie die Ablagekörbe vorne, damit für jeden sichtbar ist, was sich wo befindet. Wenn Sie mehr auf geschlossene Systeme Wert legen, bieten sich Ablageboxen an. Legen Sie einen Zeitpunkt fest, an dem Postausgang und -eingang bearbeitet werden, damit sich kein Chaos anbahnt.

 

Welche Ablagetechnik wählen?

Ist die Post durchgesehen, empfiehlt sich ein weiterer Ablagekorb für Dokumente, die bald bearbeitet werden sollen. Auch ein Stehsammler eignet sich hierfür gut, da er auch besser zu Kollegen transportiert werden kann, wenn das nötig sein sollte.

Für die Bearbeitung laufender Vorgänge eignet sich auch die vertikale Hängeregistratur. Diese besteht aus Hängemappen oder Hängeordnern aus Pappe, die in einem Auszugsschrank aufbewahrt werden. Auf einer Schiene aus Kunststoff können Sie mit einem Druckprogramm oder per Hand einen Reiter beschriften. Die Reiter lassen sich verschieben, so dass übersichtlich zu sehen ist, was sich in der Mappe befindet. Die Schränke für die Mappen können Sie unter den Schreibtisch stellen, so dass ein schneller Zugriff auf die Akten gegeben ist.

Wenn Sie lieber Aktenordner nutzen, ist eine übersichtliche und lesbare Beschriftung wichtig. In Schreibwarenläden oder Kaufhäusern gibt es Etiketten, die für schmale und breite Ordnerrücken zugeschnitten sind. Mithilfe einer Software könne Sie dann die Rücken nach Belieben beschriften und ausdrucken. Da es schon mal Probleme mit dem Lesen einer Handschrift geben kann, ist das sehr zu empfehlen.

Pultordner sind Mappen, die in Fächer mit den Monatszahlen oder in die Zahlen von 1 bis 31 eingeteilt sind. Sie bieten sich an, um Aufgaben übersichtlich aufzuteilen. Bis zur monatlichen Endabrechnung können Belege hier gut aufbewahrt werden. 

 

Helferlein immer zur Stelle

Sorgen Sie zunächst immer dafür, dass Stift, Notizzettel und Utensilien wie Schere, Klebefilm zur Hand sind. Darum kommen Sie nicht herum. Sie können den bewährten Stifteköcher wählen oder eine kombinierte Ablagebox, wo auch wichtige Aktenordner immer griffbereit stehen. Hübsch und gleichzeitig praktisch ist eine Lochplatte, die Sie an die Wand hängen können und die es schon fertig zu kaufen gibt. Dort gibt es Platz für Stifte, Notizzettel, Klebestift, Locher. Briefumschläge können dort Platz finden, so ist auch der Postausgang schnell vorbereitet. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mehr Platz auf dem Schreibtisch haben. Wichtige Telefonnummern sollten immer griffbereit sein. Am besten werden sie in das Telefon eingespeichert, welches griffbereit auf dem Schreibtisch stehen sollte. Ein Visitenkartenhalter mit wichtigen Adressen und Erreichbarkeit alphabetisch sortiert erleichtert das Auffinden wichtiger Geschäftspartner. Diese Utensilien lassen sich auch personalisieren, so dass Sie vielleicht ein Stück Familie dabeihaben oder auch Ihr jährliches Urlaubsziel.

Schreibunterlagen sind clever

Eine abwischbare Schreibunterlage schützt den Schreibtisch vor Flecken und Kratzern und bietet zusätzlichen Nutzen. So gibt es Unterlagen, die als Motiv den Jahreskalender bieten oder Infos wie die wichtigsten Punkte der DIN 5008. Entspannung für das Auge bekommen Sie mit Meeresmotiven. Stauraum für kleine Zettel oder ein Lineal bieten viele Unterlagen mit kleinen Fächern an den Seiten.

Telefonnotizen – immer noch bewährt

Sie kramen während eines Telefonates schnell einen leeren Zettel hervor, notieren sich Stichpunkte und dann wird der Zettel schnell irgendwo hingelegt? Nicht effizient. Tatsächlich ist es eine Kunst, Gespräche so mitzuschreiben, dass hinterher keine offenen Fragen mehr im Raum stehen. Gerade bei einem jungen Unternehmen macht es keinen guten Eindruck, wenn Sie sich ein paar Minuten später noch einmal nach Dingen erkundigen, die selbstverständlich sein sollten. Was Sie immer notieren sollten:

Spätestens am Ende des Telefonates ist es wichtig, noch einmal nach dem Namen des Gesprächspartners zu fragen und ihn sich, falls nötig, buchstabieren lassen. Wann ist er erreichbar, gibt es eine Vertretung bei wichtigen Fragen?

Natürlich ist auch die Telefonnummer des Gesprächspartners wichtig für nötige Rückmeldungen. Ist ein Rückruf erwünscht und um welche Zeit? Oder meldet sich der Gesprächspartner selbst noch einmal? Ist absehbar, dass der Kontakt bestehen bleibt, ist es sinnvoll, die Nummer in das Telefon einzuspeichern oder in Outlook anzulegen.

Der Inhalt des Gespräches mit Uhrzeit und Datum sollte ebenfalls erwähnt sein. Erstellen Sie sich einen Vordruck mit den oben erwähnten Punkten, damit Sie auf jedes Telefonat gut vorbereitet sind.

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