Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

GfA e.V. - Gesellschaft für Arbeitsmethodik und Lebensgestaltung

Gut zu Wissen: Trello als Projektmanagement-Tool für Beginner und Startups

Projekte können mit interessanten Tools wie zum Beispiel Trello besser im Überblick behalten werden. Arbeiten Sie dank professioneller Tools unter anderem mit Boards, Listen oder Karten und erwecken Sie Ihre individuelle Projektlandschaft damit zum Leben. Wer Trello oder anderweitige Projekt-Management-Tools nutzt, der kann umfangreiche Projekte auf flexible und organisatorisch ausgefeilte Art und Weise priorisieren und damit schnell und bündig zum Abschluss bringen. Tatsächlich sind derartige Tools aus dem heutigen Unternehmensumfeld nicht mehr wegzudenken. Denn Projekte – egal in welchem Umfang – müssen immer zu einem vordefinierten Zeitpunkt zu Ende gebracht werden. Entlang der verschiedenen Projektphasen müssen die einzelnen Projektteilnehmer unterschiedliche Details berücksichtigen, die für den Erfolg des jeweiligen Projekts von enormer Bedeutung sind. Projekte an sich sind heutzutage in sämtlichen Bereichen der Corporate-World anzutreffen – zum Beispiel im Straßen- oder Hochbau, im Gartenbau, bei Versicherungen sowie in der Automobilbranche und natürlich auch im IT-Sektor. Doch nicht nur etablierte Unternehmen setzen auf ein ganzheitliches Projektmanagement, auch für viele Beginner und Startups wird das Thema Projektmanagement immer bedeutender. Denn im Projektmanagement spielt es im Grunde keine Rolle, ob Sie noch in der Gründungsphase stecken oder bereits an Ihren Business-Erweiterungen feilen. Auch hier können Projekt-Management-Tools wie zum Beispiel Trello ein effizientes Arbeiten sowie einen bestmöglichen Projektabschluss ermöglichen. In den nun folgenden Abschnitten erfahren Sie daher sämtliche Informationen rund um die Thematik Trello Projektmanagement-Software für Beginner und Startups sowie deren Vor- und Nachteile.

 

Was genau ist Trello und wie kann es Beginnern und Startups helfen?

Grundsätzlich handelt es sich bei Trello um eine Projektmanagement-Software, die auf dem Kanban-System basiert. Hierbei handelt es sich um ein System, welches auf Karten setzt, auf denen die wichtigsten Projektereignisse und deren zeitlicher Ablauf dargestellt werden. Designtechnisch erinnert eine Kanban-Tafel daher einer Magnet-Tafel, auf der verschiedene Informationen in Form von Post-Its, Plastikchips oder Markierungen angebracht werden. Trello stellt hier die digitalisierte Variante von Kanban dar. Der Online-Aufgaben-Verwaltungsdienst ist ein Produkt von Atlassian, bei dem es sich um einen britischen Softwareentwickler handelt. Bereits im Jahre 2011 gegründet bietet der Online-Dienst Trello mittlerweile über 25 Millionen Nutzern ein Board für die Organisation von Projekten entlang aller verschiedener Projektphasen. Seit 2015 ist Trello auch in deutscher Sprache verfügbar und findet daher auch hierzulande immer mehr Zuspruch. Funktionstechnisch ermöglicht Trello seinen Anwendern durch die Verwendung sogenannter Boards (zu Deutsch: Tafeln) die Verwaltung von Listen, Terminen, Projektteilbereichen, Projektteilnehmern sowie Checklisten, Anhängen und Protokollen.

Da Trello auf dem Freemium-Prinzip basiert, bei der die Basisversion kostenlos genutzt werden kann und erst Sonderfunktionen wie zum Beispiel Hintergrundbilder oder Sticker die kostenpflichtigen Gold-Accounts benötigen, ist die Trello-Projektmanagement-Software auch für Beginner und Startups eine lukrative Geschichte. Gerade Beginner und Startups können von den Vorzügen von Trello besonders profitieren, da es in den etwaigen Unternehmensphasen organisatorisch einiges zu tun gibt. Seien dies Startup-Team-Meetings, die Verteilung von Management-Rollen, Prozessverbesserungen, Change-Management oder gar die Etablierung eines Qualitätsmanagements. Wer ein Startup auf die Beine stellt, der muss zunächst grundsätzliche Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen erschaffen – in der Regel geschieht das über verschiedenste Projekte, die den kontinuierlichen Weg zu einem erfolgreichen Unternehmen ebnen. Trello kann so dazu beitragen, dass das jeweilige Startup seinen einzigartigen Stil etabliert und seine Abläufe schrittweise verbessert. Trello hilft Startups und Beginnern also untern anderem in folgenden Bereichen:

  • bei dringlichen, geschäftlichen Anforderungen
  • bei der Teamfindung
  • bei der Ressourcenplanung
  • bei der Entwicklung und Etablierung von Prozessen
  • beim Büromanagement
  • im Marketing
  • im Bereich CRM
  • bei der Firmenübersicht

Was kann Trello eigentlich alles?

Trello stellt eine ausgeklügelte und nützliche Projekt-Management-Software für alle vier Phasen des Projektmanagements dar – die Planung, der Aufbau, die Durchführung und die Abschlussphase. Der Dreh- und Angelpunkt eines Projekts via Trello ist zunächst das Board. Mit der Board-Erstellung wird das Projekt zunächst zum Leben erweckt. Auf dem Board kann zunächst eine Liste mit allgemeinen Informationen rund um das Projekt zusammengetragen werden. Diese enthält im Idealfall folgende Informationen:

  • das Startdatum des Projekts
  • eine Projektübersicht
  • alle Board-Umgangsregeln
  • Übersicht aller Team-Mitglieder und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams
  • alle Metriken zum Projekt
  • potenzielle KPIs
  • Market Research

Trello ermöglicht es über den Posteingang unter anderem, dass die einzelnen Team-Mitglieder miteinander kommunizieren können. Weiterhin können Anforderungen, Fragen oder Feedbacks an den vorher ernannten Projektmanager gestellt werden.

Ein weiteres Basic von Trello stellen die sogenannten Listen dar. Über diese kann das ganze Projekt in Teilprojekte oder Tätigkeiten zerlegt werden. Diese werden dann vom System kategorisiert: als Backlog, Bestätigung ausstehend, In Bearbeitung, Gesperrt/Pause oder Startbereit sowie Live. Sämtliche Aufgaben, die zu erledigen sind, werden vom Projektmanager dann auf den Projektkarten verteilt und den einzelnen Projektteilnehmern zugewiesen und mit Deadlines versehen. Weiterhin erlaubt Trello auch, verschiedene Prioritäten festzulegen, welche Aufgaben zuerst oder mit welchem Anspruch erledigt werden sollen. Damit ist die Planungsphase auch bereits abgeschlossen – auf geht’s zur Aufbauphase!

In der Aufbauphase wird ein Zeitplan für das gesamte Projekt und die einzelnen Teilaufgaben festgelegt. Über Trello können zudem Regeln, Erwartungen und Workflows festgelegt werden. Über spezielle Zeitleisten erhalten Sie als potenzieller Projektmanager dann einen guten Überblick über alle zu erledigen Teilaufgaben des Projekts, deren Mitglieder sowie deren Status. Das Power-Up wird dabei beständig synchronisiert und dient quasi als Dashboard für das gesamte Projekt – zum Beispiel das Startup als Projekt an sich.

Auch während der Implementierungsphase kann Trello Startups und Beginnern durchaus hilfreich sein. Hier dient Trello vor allem zum Überwachen, zum Steuern sowie zum Protokollieren des Projektfortschritts. Sämtliche Team-Mitglieder können so via Drag & Drop-Funktion Trello dazu verwenden, den Fortschritt sämtlicher Aufgaben anzuzeigen. Dies ermöglicht es den Team-Mitgliedern auch, ihre Kapazitäten auf einen vielleicht lahmenden Prozess zu konzentrieren und Schwachstellen während des Projekts auszumerzen.

Zu guter Letzt bietet Trello auch einen großen Nutzen in der Abschlussphase von Projekten. In dieser Phase kann Trello dazu genutzt werden, eine Budgetauswertung vorzunehmen, den Erfolg des Projekts zu dokumentieren oder zukünftige Prozesse zu automatisieren. So erlaubt Trello beispielsweise das Planen von künftigen Befehlen, das Erstellen individueller Regeln sowie Schaltflächen und automatischer Aktionen. Auch kann Trello hier dazu genutzt werden, um eine Präsentation über den Projekterfolg zu erstellen.

Alle Vor- und Nachteile von Trello auf einen Blick

Vorteile

Ein Riesenvorteil für Beginner und Startups: Trello kostet im Grunde genommen gar nichts! Die Basisversion von Trello bietet bereits alle wichtigen Funktionen, um verschiedenste Projekte erfolgreich zu managen. Darüber hinaus bietet Trello eine Vielzahl kostenloser Plugins. Hier werden zum Beispiel Browser-Extensionen für Google-Chrome geboten. Zudem ist Trello vor allem schnell, da es nahezu keine Ladezeiten gibt – klicken Sie auf einen Button, so ist die Funktion bereits ausgeführt! Trello ist außerdem intuitiv bedienbar. Um Trello vollständig nutzen zu können, müssen Sie sich nicht erst umständliche Anleitungen durchlesen oder schnöde Online-Tutorials ansehen.

 

Nachteile

In puncto Real-Time-Communication lahmt Trello jedoch leider etwas – spezielle Funktionen wie zum Beispiel Slack verschaffen hier zwar Abhilfe, sind jedoch in der kostenlosen Basisversion leider nicht enthalten. Da Trello eher einen Projektmanagement-Ansatz verfolgt, eignet es sich hingegen weniger für Software-Projekte als Solches. Befasst sich ein Startup also beispielsweise mit der Entwicklung einer App oder einer Software, sind andere Tools vielleicht eine bessere Alternative. Zudem: Über Trello sind recht simple Aufgaben gut abbildbar, komplexe Aufgaben hingegen eher nicht.

 

Trello wird Startups und Beginnern von der Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V. empfohlen

Als gemeinnütziger Verein fördert die Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V. unter anderem die Effektivität und die Effizienz von Unternehmen – unter anderem auch von Startups und Beginnern. Trello als eine der beliebtesten Projektmanagement-Softwares überhaupt wird von der GfA daher überaus empfohlen. Vor allem die kostenlose Basisversion stellt für Startups und Beginnern oftmals bereits einen guten Anlaufpunkt dar. Über diese können verschiedenartige Projekte und Unternehmensphasen abgebildet und geplant sowie schlussendlich auch durchgeführt und implementiert werden. Die GfA bietet nebst einer umfangreichen IT-Kompetenz in puncto Trello auch ein Netzwerk an Personen, die über eine Vielzahl methodischer Kompetenzen im Bereich Projektmanagement verfügen. Darüber hinaus bietet die Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V. auch die Möglichkeit, Arbeitsgruppen zu unterschiedlichsten Themenbereichen zu bilden. Letztendlich bietet die Implementierung eines ganzheitlichen Projektmanagements unter Verwendung praktischer Tools wie zum Beispiel Trello gemäß GfA eine Vielzahl an Vorteilen, die es als Startup oder Beginner für sich zu vereinnahmen gilt: Projektarbeit mit Trello sorgt demnach für Abwechslung, fördert und stärkt Projektmitglieder und macht deren Leistungen ersichtlicher. Weiterhin steigert Trello die Motivation im Team, indem dieses so langfristige Ziele besser im Auge behalten kann. Darüber hinaus verbessert Trello die individuelle Organisation eines Startups und kann sich so als entscheidender Leistungsträger auf dem Weg zum erfolgreichen Unternehmen darstellen.

Scroll to Top